2018/8/8 14:16:00
駐馬店翻譯公司：商務(wù)英語(yǔ)中電子郵件的使用原則
駐馬店翻譯公司：商務(wù)英語(yǔ)中電子郵件的使用原則
電子信息技術(shù)的發(fā)展給國(guó)際商務(wù)往來(lái)帶來(lái)了極大的便利，十幾年前還十分普遍的電報(bào)、電傳通訊方式已逐漸被表達(dá)明確、直接快捷的現(xiàn)代通信方式——電子郵件取而代之。
作為現(xiàn)代商務(wù)交流重要的溝通形式，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件正起著越來(lái)越重要的作用，已經(jīng)成為國(guó)際商務(wù)溝通最基本的聯(lián)絡(luò)方式。
據(jù)調(diào)查，在商務(wù)交往中約有90%的人利用電子郵件來(lái)聯(lián)系業(yè)務(wù)，人們經(jīng)常需要與不認(rèn)識(shí)的或不甚了解的人打交道，這就要求在傳遞信息的過(guò)程中要盡量避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和誤解,還要盡可能地縮短發(fā)件者和收件者處理這些信息的時(shí)間。
然而，電子郵件的快速普及往往會(huì)讓人忽視其應(yīng)有的規(guī)范，在國(guó)際商務(wù)中，一封不規(guī)范的商務(wù)電子郵件，不僅會(huì)有損公司的形象，也可能會(huì)令人費(fèi)解。若出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，輕則導(dǎo)致溝通失敗，重則帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。因此，需要建立一種國(guó)際間普遍認(rèn)可的交流原則，讓來(lái)自于不同文化背景、使用不同母語(yǔ)的人能順利地進(jìn)行交流。
禮貌和合作原則是現(xiàn)代語(yǔ)言學(xué)中重要的會(huì)話理論，它不僅充分體現(xiàn)在會(huì)話中,在書面語(yǔ)篇中也被廣泛實(shí)施。由于電子郵件的往來(lái)與面對(duì)面的會(huì)話交流同樣具有真實(shí)地、有目的的表情達(dá)意的功能，因此，指導(dǎo)會(huì)話交流的合作與禮貌原則對(duì)這種基于商務(wù)電子郵件的書面交際同樣適用，在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中，如果英語(yǔ)電子郵件的作者不了解必要的合作與禮貌策略以及相應(yīng)的語(yǔ)言表征方式，會(huì)有引起語(yǔ)用失誤，進(jìn)而破壞雙方友好合作關(guān)系的危險(xiǎn)。
一、電子郵件中的禮貌原則
盡管合作原則概括了人類交際的本質(zhì)特點(diǎn)，但語(yǔ)用學(xué)領(lǐng)域的進(jìn)一步研究發(fā)現(xiàn)，人們?cè)诮浑H過(guò)程中并不總是遵循合作原則，常常會(huì)故意違反某一準(zhǔn)則，但這一定是為了傳遞一些符合合作原則的信息，使用間接婉轉(zhuǎn)的方式表達(dá)一些含蓄的意思，
例如：
A:We’ll all miss Bill and Agatha,won’t we?
B:Well,we’ll all miss Bill。
例句中,根據(jù)合作原則,B違反了量的準(zhǔn)則,只說(shuō)Bill,而不提Agatha，B這樣做顯然是有意的。由于某種原因他可能并不喜歡Agatha,但礙于情面,不便直說(shuō)，使得他違反合作原則。
為了解釋這一現(xiàn)象,20世紀(jì)80年代英國(guó)語(yǔ)言學(xué)家Leech在Grice“合作原則”的基礎(chǔ)上，從修辭學(xué)、語(yǔ)體學(xué)的角度出發(fā)，提出了著名的“禮貌原則”(Politeness Principle),其中包括得體、慷慨、贊譽(yù)、謙遜、一致和同情等六類，這些準(zhǔn)則及次準(zhǔn)則的核心內(nèi)容為：盡量使自己吃虧，而使別人獲利，以取得對(duì)方的好感，從而使交際順利進(jìn)行，并使自己從中獲得更大的利益。
二、電子郵件中的合作原則
美國(guó)哲學(xué)家Grice（1975）認(rèn)為在日常交際中人們總是在遵守著一套相互合作的基本原則,旨在有效地使用語(yǔ)言以達(dá)到交際目的。他在20世紀(jì)70年代提出了會(huì)話的合作原則（Cooperation Principle），其中包括了數(shù)量準(zhǔn)則、質(zhì)量準(zhǔn)則、方式準(zhǔn)則和相關(guān)準(zhǔn)則等四條基本準(zhǔn)則。
合作原則要求所提供的信息數(shù)量適中、真實(shí)可靠、清楚簡(jiǎn)潔、緊扣主題。遵守了這些準(zhǔn)則，交流者就能以最直接的方式和最合適的語(yǔ)言進(jìn)行交際，達(dá)到最佳交際效果。
商務(wù)電子郵件作為一種新興的現(xiàn)代商務(wù)交流工具，是收信和發(fā)信雙方真實(shí)的互動(dòng)交際的產(chǎn)物，要求寫信人遵守合作與禮貌原則。一方面，寫信人需遵守合作原則，采用“合作”策略，及時(shí)回復(fù)，確保信息數(shù)量適中、真實(shí)可靠、清楚簡(jiǎn)潔,并能緊扣主題。
另一方面，寫信人還需考慮禮貌因素，尊重收信人對(duì)“面子”的心理需求，在把握好禮貌原則的度的前提下，實(shí)施積極的禮貌策略?？傊?，在撰寫國(guó)際商務(wù)電子郵件時(shí)，應(yīng)遵循郵件信息明了、內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無(wú)誤、簡(jiǎn)明扼要、禮貌周到的原則。